LA CONTABILIDAD, TIPOS Y ESTRUCTURA

LA CONTABILIDAD, TIPOS, ESTRUCTURA; DE UN SISTEMA CONTABLE; Y PRINCIPIOS GENERALMENTE ACEPTADOS (PCGA)

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:

• Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

• Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.

• Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.

Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.

Importancia de la contabilidad: La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

Teneduría de libros: Se entiende por Teneduría de Libros como el proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Por consiguiente, se pueden llevar las anotaciones con el mayor orden y claridad posible.

Diferencias entre contabilidad y tenduria de libros

La contabilidad se encarga de:

• Analizar y valorar los resultados económicos.
• Agrupar y comparar resultados.
• Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir.
• Controlar el cumplimiento de lo programado.

En tanto que, la teneduría de libros se ocupa de:

• Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa.
• Narrar en forma escrita los hechos contables.
• Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos.
• Esta bajo control y supervisión del contador.

Contabilidad Administrativa: Es la manera más directa a una información preparada y presentada para ser utilizada por las personas que internamente en la entidad, día a día, deben tomar decisiones respecto a la administración de ésta (directores, gerentes, administradores, funcionarios, etc.). Esta contabilidad la llevan todas las empresas.

Contabilidad financiera: muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

Contabilidad de costos: estudia las relaciones costos - beneficios - volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económico - financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

Contabilidad Gubernamental: Es el conjunto de principios, normas y procedimientos, para registrar, resumir, analizar e interpretar las transacciones realizadas por los entes público con la finalidad de preparar Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el análisis de la mismas y la obtención de indicadores que permitan una racional evaluación de ingresos y gastos, así como la Situación Financiera de la Hacienda nacional, durante y al termino de cada ejercicio fiscal.

La contabilidad Gubernamental, constituye el sistema de información financiera más importante de los Organismo del Sector Público, a través del cual se puede conocer la gestión realizada y los efectos que ellas producen en el patrimonio público. Esta contabilidad la llevan las instituciones públicas.

Contabilidad bancaria: Es aquella que tiene relación con la prestación de servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depósitos o retiros de dinero que realizan los clientes. Ya sea de cuentas corrientes o ahorros, también registran los Créditos, giros tanto al interior o exterior, así como otros servicios bancarios. Créditos clientes

Contabilidad computarizada: es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.

Contabilidad de cooperativas: Son aquellas que buscan satisfacer las necesidades de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Producción, Distribución, Ahorro, Crédito, Vivienda, Transporte, Salud y Educación.

Así se encarga de controlar cada una de estas actividades y que le permite analizar e interpretar el comportamiento y desarrollo de las cooperativas.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE: Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

Características de un sistema de información contable efectivo.

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control : un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

Objetivos de la Información Contable:

La información contable debe servir fundamentalmente para:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

• Predecir flujos de efectivo.

• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad economica representa para la comunidad.

Cualidades De La Información Contable:

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.

• La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

• La información es útil cuando es pertinente y confiable.

• La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio.

Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad.

Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público.

El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad.

Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable.

Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS (P.C.G.A):
Una de las razones principales por las cuales surgen los PCGA, está referida al entendimiento básico que debe tener un usuario sobre las cifras que presenta una empresa para ser comparadas con otras.

Con el fin de cumplir con esta comparabilidad y que la misma sea completamente valida los estados financieros deben seguir ciertas reglas.

Por ejemplo: imaginemos por un momento que los estados financieros fuesen elaborados de acuerdo a reglas particulares que establezcan los contadores de cada empresa, ¿sería posible la comparabilidad de los mismos?;

Naturalmente que no ya que existe una alta probabilidad de que se establezcan criterios diferentes entre los contadores de cada empresa. Este es uno de los principales motivos por los cuales es relevante la existencia de los PCGA, ya que su propósito fundamental es establecer normas y reglar de presentación de estados financieros de manera uniforme.

Tales principios se encuentran establecidos en la Declaración de Principios de contabilidad 0 (DPC-0), creados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV).

Estos principios han sido elaborados tomando en cuenta los postulados o principios básicos para que la información financiera de la contabilidad logre el objetivo de ser útil al momento de tomar decisiones, se dividen en tres categorías distintas:

• Supuestos derivados del ambiente económico: entidad, énfasis en el aspecto económico, cuantificación y unidad de medida.

• Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y los eventos económicos que la afectan: valor histórico original, dualidad económica, negocio en marcha o continuidad, realización contable, periodo contable y Conservatismo.

• Principios generales que debe reunir la información: objetividad, importancia relativa, comparabilidad, y revelación suficiente.

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son los siguientes:

. Entidad: Este supuesto define que todo estado financiero debe hacer referencia a una entidad en la cual los propietarios o accionistas se consideran como terceros, por tal motivo se deben separar el patrimonio personal del propietario o del dueño, del patrimonio de la entidad.

. Énfasis en el Aspecto Económico: La contabilidad es una ciencia cuantitativa y por esta razón, el énfasis debe estar dirigido principalmente a la evaluación de las cifras y no a la forma en la cual se realizan las transacciones. El aspecto económico debe estar por encima de cualquier circunstancia o situación, por lo cual la contabilidad mide necesariamente los valores financieros que son generados por las transacciones de carácter económico.

. Cuantificación: Este principio ratifica las definiciones de la contabilidad como una ciencia que expresa en términos de dinero hechos económicos que afectan una entidad. Sin la determinación de las cifras todas las decisiones gerenciales carecerían de un soporte mínimo.

. Unidad de Medida: Todas las transacciones son cuantificadas en términos de dinero para poder ser registradas en los libros y por ser el bien por excelencia patrón común de medida al cual pueden ser convertidos los Activos, Pasivos, y el Patrimonio de una entidad.

. Valor Histórico Original: La definición de costo histórico establece que la cuantía que debe ser tomada a los efectos de asignar un valor monetario a las transacciones que se contabilizan en los libros deben ser registradas a su valor de origen, es decir, a su valor histórico.

Este postulado, es inherente a toda transacción que implique el intercambio de valores entre dos partes. Sirve principalmente para distinguir las partes que intercambian valores y lo que debe registrar cada una.

. Dualidad Económica: Es conocido también como partida doble, este supuesto establece que los hechos económicos llevados a cabo por una entidad deben ser expresados por medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos aspecto que envuelve a toda operación económica.

Este postulado de continuidad puede verse afectado por condiciones internas o externas. Las condiciones internas, son las relacionadas con la administración del negocio, y las externas, con las condiciones económicas, las cuales pueden determinar que una empresa no sea rentable hasta el punto de verse en la obligación de cerrar.

. Negocio en Marcha o Continuidad: Este supuesto establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume que una empresa que emita estados financieros se encuentra en la capacidad de continuar con sus operaciones por un periodo racional de tiempo en el cual los estados financieros deben presentar las cifras que reflejen los registros contables.

. Realización Contable: Este postulado establece que una transacción económica debe ser registrada en los libros solo cuando se haya perfeccionado la operación que la origina. Este postulado básico es uno de los más importantes, sobre todo cuando determina el momento en el cual debe registrarse una operación.

Periodo Contable: Este postulado establece que la contabilidad debe presentar información referida a ciertos periodos de tiempo, por lo cual los costos y gastos deben asociarse con los ingresos que se generan, sin tomar en cuenta el momento en el cual se cancela.

Conservatismo o Prudencia: Este postulado exige que los estados financieros muestren el escenario que sea más conservador, interpretándose que el termino como la posición que refleje la menor utlidad o el mayor costo y/o gastos. Esta posición se deriva por un consenso generalizado entre los contadores públicos que manejan el criterio de que no se pueden anticipar ganancias utilidades que realmente no se hayan realizados o registrar costos y/o gastos que pudieran encontrarse subestimados.

La contabilidad es objetiva cuando cuantifica, describe y registra la realidad del hecho contable.

Objetividad: En relación a este principio, puede interpretarse que la objetividad contable debe reflejar fielmente las operaciones realizadas para garantizar la información suministrada por los estados financieros. Por lo tanto, se establece que toda transacción debe ser registrada al valor de costo y poseer todos los documentos probatorios que la respalden.

Comparabilidad: La decisiones económicas basadas en la información financiera requieren en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera y su resultado en operación de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, es necesario que la contable sean aplicadas uniformemente. Este postulado hace referencia concretamente a que la información financiera de las entidades estén presentados de manera tan uniforme que puedan ser comparados entre sí.

Revelación Suficiente: Establece que todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en forma comprensible de tal manera que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus operaciones.

Por esta razón la revelación puede darse a través de las cifras de los estados financieros o en las notas correspondientes.

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